Algemene voorwaarden

Scroll here

De kleine lettertjes. We kennen ze allemaal. In mijn geval laat ik ze lekker groot, zodat ze veel makkelijker te lezen zijn. Aan moeilijke taal doe ik ook niet, dus laat je juristen maar thuis!

Definities.

Wie is de opdrachtnemer

Geregeld door Sjors, vertegenwoordigd door Georges Hilaul, is de opdrachtnemer en degene die alle zaken voor jou regelt, adviseert of coached, hierna in deze voorwaarden te noemen: ‘Ik’ of ‘Mijn’. Geregeld door Sjors staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel van Rotterdam onder nummer: 56857411 en is gevestigd aan de Reinier Kloegstraat in Hoogvliet.

Wie is de opdrachtgever

De opdrachtgever is degene die Geregeld door Sjors inschakelt om werk uit handen te noemen, te adviseren of te begeleiden, hierna in deze voorwaarden te noemen: ‘Jij’, ‘Je’ of ‘Jouw’.

Hoe noemen we ons gezamenlijk

Opdrachtgever en opdrachtnemer worden in deze voorwaarden gezamenlijk aangeduid als ‘Wij’, ‘We’ of ‘Ons’.

Wat is de opdracht

Onder ‘opdracht’ worden alle werkzaamheden verstaan die Geregeld door Sjors in opdracht van de opdrachtgever uitvoert, te weten regel-, ondersteuning-, adviserende- of coachinggerelateerde werkzaamheden.

Algemeen en ter voorbereiding.

Offerte

Wanneer je een offerte bij mij opvraagt voor het regelen of adviseren van bepaalde zaken dan ontvang je die doorgaans binnen 24 uur. Deze offerte is vervolgens 30 dagen geldig vanaf de offertedatum. Na 30 dagen heb ik de mogelijkheid om de genoemde tarieven of voorwaarden aan te passen.

De overeenkomst die wij aan gaan

Alvorens we starten maak ik een overeenkomst op waarin staat beschreven wat ik allemaal voor je ga regelen of waarmee ik je ga begeleiden, tegen welk tarief en onder welke voorwaarden. Deze overeenkomst ontvang je digitaal, samen met een verwijzing naar deze algemene voorwaarden, en kun je digitaal ondertekenen. De ondertekening gebeurd door middel van een reply op de overeenkomst waarin jij aangeeft dat je akkoord gaat met de inhoud van de overeenkomst. Bij het akkoord gaan op de overeenkomst ga je automatisch akkoord met deze algemene voorwaarden. Je zult eerst akkoord moeten gaan voordat ik kan starten met het regelen van, of adviseren bij, jouw zaken. Zodra je akkoord hebt gegeven op de overeenkomst zijn wij beide verplicht de gemaakte afspraken na te komen.

Vroegtijdig beëindigen van de overeenkomst

De overeenkomst kan enkel vroegtijdig beëindigd worden indien jij of ik daar gegronde redenen voor hebben. Wanneer jij, om welke reden dan ook, de overeenkomst vroegtijdig beëindigd en je hebt reeds een prepaidtegoed of projecttarief betaald kun je helaas geen aanspraak maken op teruggave van het aantal uren of het betaalde projecttarief. Wanneer ik op mijn beurt de overeenkomst vroegtijdig beëindig en je hebt reeds een prepaidtegoed, projecttarief of coachingtraject betaald dan stort ik het bedrag van de resterende uren van het prepaidtegoed of coachingsessies binnen een week retour. In geval van een projecttarief zal ik een berekening maken van het resterende bedrag en na goedkeuring dit bedrag binnen een week retour sturen. Buiten het terugbetalen van de resterende uren kun jij verder geen aanspraak maken op enig andere vorm van vergoeding.

Werkzaamheden en de uitvoering ervan.

Waar en wanneer ik zaken voor je regel

Ik regel volgens vaste tijdsblokken die ik naar eigen inzicht indeel en beheer. Ik zorg ervoor er voor dat ik alles geregeld heb volgens de gestelde deadlines, ongeacht het tijdstip en de locatie waarvan ik werk. Wanneer je specifieke tijdstippen hebt waarop ik zaken voor je moet regelen kun je het beste eerst contact met mij opnemen. Deze eventuele specifieke tijdstippen worden vervolgens bevestigd in onze overeenkomst. Bij coachingsessies worden vooraf data en tijdsblokken overeengekomen en bevestigd.

Wat valt er onder werkzaamheden

Alles wat ik voor je regel of waarbij ik je adviseer valt onder de noemer ‘werkzaamheden’. Dit zijn alle zaken die wij zijn overeengekomen in de overeenkomst, het voorbereiden ervan, de nazorg en de besprekingen -zowel fysiek, telefonisch als via ieder online communicatiemiddel- met jou, jouw medewerkers, leveranciers en partners.

Kosteloos introductiegesprek

Tijdens een kennismaking of introductiegesprek kun jij aangeven wat jouw wensen en mogelijkheden zijn en leg ik vervolgens mijn werkwijze aan je uit. Dit kosteloze gesprek duurt maximaal 60 minuten en is zonder verplichtingen. Wil je aan de hand van deze introductie direct advies, brainstormen of gedetailleerde werkzaamheden bespreken, dan gaat dit automatisch volgens de reguliere tarieven. Ga je over tot de aanschaf van een prepaid tegoed, dan worden de uren direct van je tegoed afgehaald.

Registratie van werkuren

Mijn teller start zodra ik begin met jouw werkzaamheden. Dit kunnen specifieke taken zijn, een telefonisch overleg met jou of het reizen naar een locatie voor een bespreking. De teller gaat weer uit zodra ik het regelrapport heb ingevuld. Werk ik op locatie, of moest ik voor jou buiten de deur zijn, dan stopt de teller weer zodra ik zelf thuis ben.

Hoe jij mijn werk kunt monitoren

Ik houd alles bij in een online overzicht, die zowel online als met een app te zien is. Daar kun je eenvoudig de status zien, hoelang ik eraan gewerkt heb en je kunt heel makkelijk taken toevoegen of eruit halen. Zo hebben we allebei alles helder en overzichtelijk op een rijtje.

Uitvoerders van jouw werkzaamheden

Alle werkzaamheden worden uitgevoerd door mij, in samenwerking met mijn team – bestaande uit mijn nicht, zus en mijn partner, die vanuit hun eigen bedrijven hetzelfde doen als ik. Ik heb met allemaal een verwerkersovereenkomst afgesloten om privacy en geheimhouding te waarborgen. Wanneer je mij echter vraagt bepaalde expertise te zoeken dan maak ik gebruik van mijn enorm grote netwerk, zoals websitebouwers, ontwerpers, tekstschrijvers, vertalers, enzovoort. Wanneer je per se wilt dat ik persoonlijk jouw zaken regel dan kun je dit van te voren kenbaar maken. Coachingtrajecten worden te allen tijde door mij persoonlijk uitgevoerd.

Jouw huisstijl en communicatievorm

Ik zal mij volledig aanpassen aan jouw huisregels, communicatiebeleid, huisstijl en vorm van communiceren. Brief mij altijd zo uitgebreid mogelijk om ervoor te zorgen dat ik precies de taal spreek die jij met jouw bedrijf wil uitstralen.

Overname of opschorten van jouw bedrijf

Wanneer je bedrijf wordt overgenomen gedurende de tijd dat ik voor je aan het regelen ben dan wordt de overeenkomst automatisch overgedragen aan de koper van jouw bedrijf. Bij opschorting geef ik geen restitutie op de afgenomen uren.

Wanneer je niet tevreden bent

Mocht je niet tevreden zijn over hoe ik bepaalde zaken voor je regel, hoe ik communiceer of hoe bepaalde dingen worden afgehandeld, dan hoop ik dat je dat eerst kenbaar maakt bij mij, alvorens beroep te doen op externe partijen, alternatieven of je (openbaar) beklag doet. We proberen er dan eerst samen uit te komen. Ik ben ervan overtuigd dat we samen een passende oplossing vinden.

Persoonlijke gegevens en privacy.

Privacyverklaring

Er is een nieuwe privacywetgeving van kracht, de AVG, zodat jij en ik beschermd zijn door de overheid en al onze gegevens niet zomaar voor iedereen voor het oprapen liggen. Hoe ik omga met jouw gegevens en wat ik ermee doe is te vinden in mijn privacyverklaring.

Verwerkersovereenkomst

Met de ingang van de nieuwe privacywetgeving is het tevens verplicht geworden een verwerkersovereenkomst af te sluiten tussen de ‘eigenaar’ en de ‘gebruiker’ van persoonlijke gegevens. In ons geval ben jij de ‘eigenaar’ en ben ik de ‘gebruiker’, of heb in ieder geval toegang tot eventuele persoonlijke gegevens. Ik heb alvast een verwerkersovereenkomst klaar staan, die jij enkel hoef te accorderen: naar mijn verwerkersovereenkomst.

Met alle partijen waar ik mee werk en die om die reden toegang hebben tot (jouw) persoonlijke gegevens heb ik een verwerkersovereenkomst afgesloten. Hierin is vastgelegd dat deze partijen niets anders mogen doen met jouw gegevens buiten de zaken waar ik hen opdracht toe geef, welke bestaan uit de zaken die jij en ik zijn overeen gekomen in onze overeenkomst.

Geheimhouding

Jij en ik zullen geheimhouding hoog in vaandel houden wanneer het gaat om vertrouwelijke informatie. Dit geldt zowel voor alle informatie die ik over jou bezit als andersom. In mijn privacyverklaring lees je meer over hoe ik met jouw persoonlijke gegevens omga.

Communicatie met elkaar en met de buitenwereld.

Mijn rol binnen jouw bedrijf

Ik werk als een volwaardige Personal Manager en werknemer van jouw bedrijf, of als verlengstuk van jou als persoon. Ik opereer vanuit jouw bedrijf onder de naam ‘Sjors van Jouwbedrijfsnaam’. Je maakt een mailadres voor mij aan, of ik werk vanuit een algemene mailbox waar jij mij toegang tot geeft. Buitenstaanders zullen niet kunnen zien dat jij met een externe partij werkt.

Mijn bereikbaarheid

Ik zal ervoor zorgen gedurende kantooruren te allen tijde beschikbaar te zijn ten tijde dat ik zaken voor je regel. Daarnaast ben ik voor spoedgevallen ook zelfs buiten kantooruren bereikbaar.

Hoe we communiceren

Het is van noodzakelijk belang dat we goed, helder, open transparant met elkaar communiceren. We doen dat voornamelijk telefonisch, via mail, Trello en WhatsApp.

Wanneer de communicatie minder soepel verloopt

Wanneer ik bepaalde informatie van je nodig heb alvorens ik bepaalde zaken kan regelen, beslissen of bestellen en er volgt geen reactie per mail, app of WhatsApp dan zet ik de desbetreffende werkzaamheden op pauze en ben ik niet verantwoordelijk voor eventuele vertragingen, problemen of geleden schade door het niet of te laat regelen van jouw zaken.

Aansprakelijkheid.

Wie draagt welke verantwoordelijkheid

Ik zal er altijd voor zorgen alles zo goed mogelijk voor je te regelen. Wanneer ik zaken voor je regel blijf je zelf te allen tijde verantwoordelijk voor de uitkomst, uitvoering en het controleren van mijn werkzaamheden. Bij de adviezen die ik je geef heb je zelf altijd de mogelijkheid om elders advies in te winnen en zelf uiteindelijk de keuze te maken. Ik vermeld via deze weg wel dat het te allen tijde gaat om een inspanningsverplichting die ik tegenover jou heb, wat wil zeggen dat ik niet garant sta voor het succes en welslagen van mijn dienstverlening en ook geen garantie kan geven dat alles wat ik voor je regel of waarbij ik je begeleid of adviseer, ook daadwerkelijk bijdraagt aan het door jou zelf gestelde doel.

Foutje; bedankt!

Ook ik maak weleens fouten, daar kunnen we niet omheen. Wanneer ik een vliegticket voor je moet boeken op 1 januari en ik boek hem op 2 januari, dan ben ik volledig aansprakelijk uiteraard en draai ik op voor de kosten. Wanneer jij akkoord hebt gegeven op iets wat ik voor je geregeld heb, en je wilt het achteraf nog aanpassen, dan komen alle kosten voor het wijzigen voor jouw rekening, inclusief de tijd die ik eraan besteed de wijziging toe te passen.

Out of pocket zaken

Bij het regelen van zaken voor jou bij een derde partij, bijvoorbeeld een vliegmaatschappij, webwinkel of een accountant ben ik in geen enkel geval aansprakelijk voor de uitkomst, het resultaat of de werkwijze van deze partij en dien je met klachten altijd direct naar deze partij te gaan. Ik kan deze klachten echter wel voor je afhandelen bij de desbetreffende partijen.

Juridische zaken, documenten of advies

Bij de opmaak van juridische documenten maak ik gebruik van een derde partij die gespecialiseerd is in juridische zaken. Bij de toepassing van juridische adviezen en documenten blijf jij echter zelf verantwoordelijk voor een correcte uitvoering en implementatie. Ik doe hierbij dan ook een beroep op mijn inspanningsverplichting, die ik in het eerste punt van dit onderdeel heb toegelicht.

Overmacht

Wanneer jij of ik vanwege overmacht de overeenkomst blijvend of tijdelijk niet kunnen nakomen, dan is de andere partij niet voor aansprakelijk voor eventueel daar uit vloeiend geleden schade.

Wat valt onder overmacht

Bij overmacht denk ik aan natuurverschijnselen waarbij het niet meer mogelijk is om te communiceren of zaken te regelen zoals storm, overstroming of andere natuurrampen, of beperking of stopzetting van de levering door nutsbedrijven; persoonlijke ongevallen, maatregelen van overheidswege die we niet konden voorzien en alle andere omstandigheden die buiten mijn invloedsfeer liggen.

Wat te doen bij overmacht

In geval van overmacht heb ik het recht de overeenkomst met met jou in zijn geheel of gedeeltelijk buitenrechtelijk te ontbinden zonder op enige wijze tot schadevergoeding verplicht te zijn.

Alles over geld; berekenen, voorschieten en betalen.

De tarieven die ik hanteer

Mijn reguliere tarieven kun je hier vinden. Naast het reguliere regeltarief hanteer ik een Plus-tarief en een Premium-tarief. Deze werkzaamheden en coachingtrajecten worden in dit overzicht met een ‘+’ en een ‘*’ aangegeven.

Mochten er buitengewone zaken geregeld moeten worden, dan gelden ook buitengewone tarieven. Deze zullen we dan eerst overeenkomen en vastleggen in de overeenkomst. Periodiek kan ik mijn tarieven herzien en deze eventueel aanpassen. Voor lopende projecten geldt dit eens per kalenderjaar. Voor incidentele werkzaamheden geldt het tarief wat op het moment van aanvang is overeengekomen.

Combineren van reguliere, Plus en Premium werkzaamheden

Wanneer je zowel reguliere als Plus of Premium werkzaamheden door mij wilt laat uitvoeren, worden alle gemaakte uren van hetzelfde prepaid regeltegoed afgehaald. Dit wordt in percentages gedaan met het reguliere tarief als uitgangspunt: Plus werkzaamheden hebben het tarief van 150% van het reguliere tarief en Premium werkzaamheden hebben het tarief van 250% van het reguliere tarief.

Hoe prepaidtegoed werkt

Bij het aanschaffen van prepaid tegoed koop je vooraf het tegoed in dat je denkt nodig te hebben om jouw zaken door mij te laten regelen. Ik geef je vooraf aan wanneer je bijna door je tegoed heen bent. Je kunt dit echter ook zelf in de gaten houden via mijn app. Je prepaid tegoed is drie maanden geldig, dus je moet wel zeker weten dat je het opmaakt, want je kunt het niet meenemen, tenzij je opwaardeert. Bij opnieuw opwaarderen gaan de drie maanden weer in vanaf jouw nieuwe opwaardeerdatum, inclusief de uren die je nog niet had opgemaakt. Prepaidtegoed kan in geen enkel geval, al dan niet gedeeltelijk, worden teruggestort.

Betalen van prepaidtegoed

Je kunt prepaidtegoed rechtstreeks bij mij bestellen. Hiervoor ontvang je direct een factuur, die moet worden voldaan volgens de algemene betalingstermijn. Ik start pas met het regelen van zaken nadat de betaling van het prepaidtegoed bij mij binnen is. Op verzoek kun je een betalingsverzoek via WhatsApp ontvangen om de factuur direct en eenvoudig te kunnen voldoen.

Buitengewone tarieven

Mocht je een spoedopdracht hebben waarbij ik direct iets voor je moet regelen en het moment van deze opdracht valt in het weekend of op een Nationale feestdag, dan geldt een tarief van 200%. Ik vier namelijk het liefst kerst onder een kerstboom in plaats van achter een laptop, maar op deze manier kan ik in ieder geval naar een héle mooie kerstboom kijken 😉 Wanneer je een prepaid tegoed hebt zullen tweemaal het aantal uren van je tegoed worden afgeschreven.

Berekenen van werkuren

Bij incidentele werkzaamheden wordt altijd het eerste uur volledig in rekening gebracht, ongeacht de daadwerkelijk tijd die het gekost heeft binnen de eerste 60 minuten. Na het eerste uur wordt er per 15:00 minuten gerekend; 1/4 van het uurtarief. Bij structurele werkzaamheden is bovenstaande niet van toepassing en wordt er te allen tijde per 15:00 minuten gerekend; 1/4 van het uurtarief.

Berekenen van coachingtraject

Mijn coachingtrajecten hebben vaste prijzen voor voorafsamengestelde thema’s. Daarnaast werk ik met een vast uurtarief voor aparte coachingsessies. Jij bepaalt zelf bij welke thema’s je coaching van mij wenst en hoeveel extra sessies je daar eventueel nog bij wilt boeken.

Gemaakte kosten

Wanneer ik extra kosten moet maken om bepaalde dingen voor je te regelen dan bereken ik die een op een aan je door. Dit kan zijn Skypetegoed voor het plegen van telefoontjes, downloaden van bepaalde programma’s of templates, etc. Dit zal altijd vooraf overeengekomen worden alvorens ik de kosten maak. Afhankelijk van de hoogte van deze kosten worden deze voorgeschoten en opgenomen in de eerstvolgende factuur of dienen deze kosten per omgaande te worden voldaan voordat ik zelf de kosten maak.

Out of pocket kosten

Wanneer je mij vraagt hotels, tickets, boodschappen en andere zaken te bestellen, maak ik een grove begroting en dien je dit bedrag vooraf als deposit te voldoen. De uiteindelijke kosten plus gewerkte uren worden van het deposit afgehaald en het resterende bedrag wordt binnen een week teruggestort op jouw rekening.

Betalingstermijn

Ik hanteer een betalingstermijn van twee weken; 14 dagen. Dit zijn totaal 10 werkdagen. Er kan niet afgeweken worden van deze betalingstermijn. Ik regel alles snel voor je, dus hopelijk regel je dit ook snel voor mij! Er wordt pas gestart met het uitvoeren van de werkzaamheden zodra je Sjors Prepaid hebt aangeschaft! Coachingsessies vinden pas doorgang wanneer de betaling binnen is.

Wanneer je niet tijdig betaalt

Bij geen tijdige betaling van de coachingsessie wordt de overeengekomen sessie geannuleerd én in rekening gebracht. Bij niet tijdig betalen van prepaidtegoed of het projectbedrag ontvang je 14 dagen na verstrijken van de betalingstermijn een herinnering. Wanneer er binnen 7 dagen geen gehoor wordt gegeven aan deze herinnering volgt een tweede herinnering met een voorspelling van de extra kosten die volgen. Bij geen gehoor binnen 7 dagen na de tweede herinnering volgt een aanmaning. In deze aanmaning zal tevens aanspraak worden gemaakt op vergoeding van de verschuldigde rente, 8% van het factuurbedrag, en buitengerechtelijke incassokosten; 15% van het factuurbedrag. Eventuele gerechtelijke kosten of buitengerechtelijke kosten die hieruit voortvloeien zijn ook voor jouw rekening. Maar zover laten we het natuurlijk allemaal niet komen!

Herzien van tarieven

Periodiek herzie ik al mijn tarieven en heb het recht deze aan te passen. Bij overeengekomen projecttarieven of aangeschaft prepaidtegoed voorafgaand aan de tariefaanpassing blijft het oude tarief gelden tot deze verbruikt is en geldt het nieuwe tarief vanaf de volgende bestelling of overeenkomst, tenzij anders is overeengekomen.

Arbeidsverhouding, werkgeverslasten en verzekeringen

Ik regel alles zelf en jij bent volledig gevrijwaard van enige verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid. Er is namelijk geen sprake van een dienstverband en jij en ik werken in een opdrachtgever-nemer relatie. Dit bevestig ik ook nog even officieel op de overeenkomst die jij en ik aangaan.

Toeslagen en BTW

Alle tarieven zijn exclusief 21% BTW en inclusief alle toeslagen. Wanneer je een buitenlands bedrijf hebt binnen de EU dan zal de BTW verlegd worden. Hiervoor is een geldig BTW nummer verplicht. Wanneer je geen geldig BTW nummer kunt overleggen of achteraf blijkt dat je geen (geldig) BTW nummer hebt, zal de BTW alsnog in rekening worden gebracht met daarbij een toeslag van 5% van het originele factuurbedrag. Buiten de EU zal de BTW doorbelast worden en zul je zelf moeten zorgdragen voor de teruggave hiervan bij de belastingdienst in het land waar jouw bedrijf geregistreerd staat.

Tot slot.

Copyright

Op alle content van mijn website en documentatie, zowel de afbeeldingen als de tekst, berust copyright en ben ik de rechtmatige eigenaar van dit alles. Zonder schriftelijke toestemming kun je niets hiervan gebruiken voor overige doeleinden.

Toepasselijk recht

Op deze algemene voorwaarden en de overeenkomst die wij samen aan gaan is het Nederlands recht van toepassing.

Geschillen

Wanneer we het niet met elkaar eens zijn, wat is sterk betwijfel, maar ok, stel dat… dan zullen we eerst proberen er samen uit te komen, al dan niet met de tussenkomst van een bemiddelaar. Mochten we er dan alsnog niet uit komen, dan zullen we juridische stappen moeten ondernemen. In zeer uitzonderlijke gevallen kunnen we geschil voorleggen aan de rechtbank van Rotterdam, die dan zal beslissen hoe we hier samen uit moeten komen. Maar we hebben allebei geen tijd voor dit soort fratsen natuurlijk!

Versie van deze fantastische Algemene Voorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden heb ik zelfstandig en zorgvuldig opgesteld, zonder de standaard templates te gebruiken. Mocht je een taalfoutje spotten, onjuiste informatie ontdekken of denk je dat er nog iets mist, dan hoor ik het natuurlijk graag van je. De oorspronkelijke versie van Algemene Voorwaarden is opgesteld op 13 maart 2018 en gepubliceerd op 1 april 2018 (geen grap!). Zodra er een updates of wijzigingen worden toegepast zal een nieuwe versie op deze pagina verschijnen en worden de wijzigingen hieronder kenbaar gemaakt.

Update: Op 1 juli 2020 zijn de voorwaarden die betrekking hebben tot het verleggen van de BTW binnen de EU, aangepast. Daarnaast zijn de voorwaarden uitgebreid met extra toelichtingen die betrekking hebben tot mijn coachingwerkzaamheden.

WhatsApp chat