Aan de slag met Trello!

Voordat we samen aan de slag gaan zou ik je willen vragen om voor jezelf een inventarisatie te maken van alles wat je in gedachten hebt, wat jij denkt dat daarvoor moet gebeuren en welke zaken prioriteit hebben. Op deze manier kunnen we heel efficiënt de werkzaamheden doornemen én is het een goede voorbereiding voor jezelf om eens te beoordelen waar jij eventueel hulp bij nodig hebt.

Trello is echt een fantastische tool om het bovenstaande mee te doen. Ik weet niet of je daar al bekend mee bent, maar op Trello.com kun je een gratis account aanmaken. Vervolgens maak je een bord aan waarop jij jouw inventarisatie kunt maken. Het handige van dit programma is dat het overzichtelijk is, je eindeloos veel lijstje kunt maken en een goed overzicht kunt krijgen van wat er allemaal speelt binnen jouw bedrijf en/of ideeën. Wanneer we gaan samenwerken, dan is deze tool ook de basis van onze samenwerking en communicatie. Hier leg ik in drie stappen uit hoe het werkt.

Stap 1: inventariseren.

Hier kun je eventueel per onderwerp een inventarisatie maken van alles wat er volgens jou bij komt kijken. Je kunt elke keer van alles typen en wanneer je op ‘enter’ klikt ga je naar de volgende regel. Denk niet na over een volgorde, zet maar gewoon alles in het lijstje wat in je op komt.

Stap 2: ordenen.

Nu kun je op je gemak eventueel volgordes aanpassen van alle taken die op je lijstje staan. Je sleept iedere taak makkelijk van boven naar beneden. Je kunt er tevens een ‘label’ aan hangen in een kleurtje en een omschrijving. Zo gebruikte ik het label ‘urgent’ en ‘lage prio’, maar je kunt er van alles van maken. Ook kun je er een ‘vervaldatum’ bij selecteren, om het nog overzichtelijker te maken.

Afbeelding Stap 3: uitbesteden of niet?

Je hebt per onderwerp alles genoteerd wat er moet gebeuren volgens jou, daarna heb je alles in de juiste volgorde van prioriteiten gezet. Nu kun je al deze zaken in aparte lijsten gaan schuiven: het lijstje wat je zelf wilt doen, en het lijstje wat je eventueel uit handen wilt geven. Nu krijg je een steeds duidelijker beeld van waar jij wel of geen hulp bij kunt gebruiken.

Dit bord kun je vervolgens met mij delen, en kunnen we tijdens een call door de zaken heenlopen. Ik hoop dat je na het maken van het bord een goed beeld hebt gekregen van wat je zou willen doen, en vervolgens de juiste beslissingen kunt maken wat wel en niet uit te besteden.

Nu je een Trello-expert geworden bent, kan ik je toevoegen aan ons Trello-bord waarmee we samen zullen werken. Alles wat je door mij wilt laten regelen kun je straks op ons bord plaatsen en vervolgens monitoren, feedback geven en zien wanneer iets afgerond is.