Sprekers werkwijze

Voorbeelden van regulier regelwerk: administratieve werkzaamheden, klantenservice, community beheer, social media planning en beheer, agenda beheer, online event management en media coördinatie. Het regeltarief voor deze werkzaamheden is hier te vinden.

Voorbeelden van plus regelwerk: DTP werk, marketingwerkzaamheden, websitebeheer, video- en podcast montage, copywriting, personal management en live event management. Het regeltarief voor deze werkzaamheden is hier te vinden.

Voorbeelden van premium regelwerk: structuursessies, creatieve brainstorm sessies, coaching sessies, mentor trajecten, concept ontwikkeling en uitwerken van salesflows en concepten. Het regeltarief voor deze werkzaamheden is hier te vinden.

Denk hierbij aan het aanbrengen van structuur in jouw planning, alle projecten die lopen, je agenda en eventuele aanvragen voor lezingen, optredens, mediaverschijningen, etc. Wanneer alles rondom jou op orde en gestructureerd is, heb je rust in je hoofd zodat jij volledig gefocust aan de slag kan gaan, terwijl ik de boel in de gaten houd.

Hier regel ik alles rondom jouw zichtbaarheid, en met name rondom jouw online aanwezigheid; het beheren van je socials, website, community en zorgen dat alle publicaties over en rondom jou kloppen. Daarnaast is offline presence op z’n minst zo belangrijk, en coördineer ik alles met gedrukte media en televisieoptredens.

Dit onderdeel vergt vaak de meeste kostbare tijd, tijd die je het liefst aan jouw passie(s) besteedt. Om die reden neem ik dan ook vaak als eerste de communicatie over; de interactie via social media, de mailbox of het afstemmen met boekingskantoren of sprekersbureaus. Heb je een eigen online platform, app of community, dan beheer ik deze voor je en houd ik je op de hoogte van de laatste relevante ontwikkelingen… Het uitgangspunt is dat jij je enkel richt op hetgeen jij belangrijk vindt, en dat je van mij hoor wat je waar en wanneer te doen staat, met daarbij de toevoeging dat alles geregeld is.

Het voeren van een goede administratie is van noodzakelijk belang, maar het is het laatste waar je zin in hebt of blij van wordt. Wanneer je dat wilt, regel ik álle administratie, of een deel daarvan. Contracten worden geregeld, boekingen worden afgehandeld, je financiële administratie is op orde en je agenda is altijd up-to-date.

Ik ben niet voor niets jouw persoonlijk regelaar én adviseur in één. Dankzij mijn jarenlange ervaring in zowel de auteurs-, sprekers-, entertainment- als marketingindustrie, weet ik precies wat er nodig is om jouw gewenste doelstellingen te bereiken. Wanneer je deze nog niet helder hebt of op het punt staat een omslag te maken, begeleid en adviseer ik je gedurende dit hele traject. Commercieel, praktisch en creatief; de drie pijlers waarmee we samen aan de slag gaan om jou nóg beter in de spotlights te zetten.

Alles wat ik voor je kan regelen hoeft niet altijd gerelateerd aan werk te zijn. Wil je graag op vakantie, je partner verrassen, iets geregeld hebben voor je huis of je gezin, noem maar op; ik regel het voor je. Ook bij deze private matters is het uitgangspunt dat jij je kunt richten op hetgeen je belangrijk vindt!

Boeklancering, nieuw album, persbijeenkomst of ander evenement te organiseren? Ik regel álles rondom jouw evenement, zodat je alleen maar hoeft te shinen op jouw eigen rode loper. Wist je dat ik jarenlang, samen met Angreni, een evenementenbureau en showproductiebedrijf heb gehad? Ik weet dus precies wat er geregeld moet worden om een perfect event neer te zetten.

Heb je een eigen podcast of Youtube kanaal, maar geen zin, tijd of energie om de opnames te editten, online te zetten en te monitoren? Dan regelt Ruben dat gewoon allemaal voor je, inclusief een contentkalender voor de komende tijd, zodat je nooit achter de feiten aanloopt en alleen maar hoeft te doen wat je leuk vindt. De rest wordt geregeld.

Naast dat ik veel voor je kan regelen, kunnen veel zaken ook geautomatiseerd worden. Denk hierbij aan koppelingen tussen verschillende programma’s, de afhandeling van boekingen of het beheer van jouw mailinglist. Door middel van het toepassen van de laatste technische kennis op automatiseringsgebied kan ik er voor zorgen dat veel dingen gebeuren, zonder dat jij of ik daar voortaan aan te pas hoeven komen. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Het sluiten van goede deals is sinds het ‘influencer tijdperk’ steeds belangrijker geworden. Samenwerkingen met verschillende partijen, ambassadeurschap en endorsements zijn aan de orde van de dag, helemaal als je een flinke achterban hebt op social media. Ik zorg ervoor dat de onderhandelingen goed lopen, de afspraken correct worden opgesteld en nageleefd en dat alles financieel en administratief netjes wordt afgewikkeld. Zo hoef jij je niet druk te maken om dit alles.

1. Opstartsessie
   Als eerste gaan we de huidige situatie in kaart brengen; Wat is de huidige werkwijze, wat is er reeds aanwezig qua materialen en documentatie, wat kan een eventuele upgrade krijgen of geprofessionaliseerd, geautomatiseerd of geëlimineerd worden?
2. Workflow
   We zetten alle communicatie-situaties op een rijtje en ik stel vervolgens een serie template mails op. Deze templates worden vervolgens aangepast aan de situatie en gebruikt om aanvragen en communicatie snel en efficiënt af te handelen. 
3. Templates
   Wanneer deze er nog niet zijn, maken we verschillende template documenten op. Denk hierbij aan een factuur, contract, bevestiging, voorwaarden en rider.
4. Infosheet
   We ontwerpen een ‘infosheet’; een digitale brochure met info over jou, de lezing en aanvullende mogelijkheden.
5. Mediakit
   We maken een mediakit gereed, met een bio, persfoto’s, infosheet, bulletpoints t.b.v. je aankondiging en andere relevante informatie die gebruikt kan worden door opdrachtgevers. 
6. Promoten
   Wanneer je nog niet werkt met (bepaalde) sprekersbureaus, dan zal ik jou aan het voorstellen. Hier stellen we een promo kit samen met daarin een infosheet – voorzien van hun contactinformatie, gedetailleerde info, prijzen en voorwaarden. 
7. Side hustle
   Indien gewenst, gaan we samen bijproducten verzinnen en ontwikkelen. Dit zijn items, producten en sessies die naast jouw reguliere sessies verkocht kunnen worden. Denk hierbij aan een handout, verdiepende sessies, follow-ups live en online, boeken, intro- of teaservideo’s, etc.

1. Afstemmen
   We zullen samen afspreken welke dagen en momenten de mailbox wordt afgehandeld. Verwacht je veel aanvragen omdat je recentelijk in de media verschenen bent? Of wordt het een rustige zomerperiode? Dan passen wij de frequentie van mailbox-checks daar gewoon op aan. Je zit nooit ergens aan vast, maar het is fijn om te weten dat bijvoorbeeld iedere maandag, woensdag en vrijdag alles in de gaten wordt gehouden.
2. Synchroniseren
   We zullen ook afstemmen wie wat gaat doen. Wie onderneemt welke actie? Komen aanvragen bij jou binnen en zet je deze door? Komen ze rechtstreeks bij mij? Kan ik blind af gaan op jouw agenda?
3. Wie doet wat
   We bepalen ook samen wat moet er allemaal moet gebeuren; incidenteel en/of structureel. Je vindt hieronder een workflow rondom een nieuwe aanvraag. Wellicht heb jij toevoegingen of kunnen er acties uit worden gehaald. De keuze is aan jou.

1. Email
   We maken een emailadres aan met bijvoorbeeld sjors@jouwsite. De mailadres wordt gebruikt bij alle communicatie tussen jou en mij en tussen de klant mij. Voor dit mailadres maak ik vervolgens weer een Gmail account aan, om eenvoudig documenten, sheets, bestanden en agenda’s te delen.
2. Agenda
   Wanneer je gebruik maakt van een online agenda van Gmail, kun je mijn daar aan toevoegen. Je kunt ervoor kiezen om mij volledig inzage te geven, zodat ik weet wanneer ik iets kan inplannen, of beperkte inzage waarbij ik enkel zie of je beschikbaar bent of niet en we vervolgens overleggen wat er mogelijk is.
3. Briefen
   Je deelt met mij alle documentatie die er momenteel van/rondom/over jou is, zodat ik dit kan verwerken in verdere concepten.
4. Boeken
   Wanneer je mij jouw relevante boek(en) toestuurt, kan ik deze doornemen om dit vervolgens te verwerken in verder concepten en bijproducten.

Het behandelen van een aanvraag kan op de onderstaande manier gedaan worden. Voor enkele sprekers gaat het daadwerkelijk ook zo, voor anderen worden er actiepunten uitgehaald of toegevoegd. De keus is aan jou!

1. Aanvraag
   Aanvraag komt binnen bij mij: ik check je agenda en bij jou wat je van de aanvraag vindt, of, de aanvraag komt binnen bij jou, jij stuurt hem naar mij door met een korte vermelding wat je er van vindt.
2. Trello
   Ik maak een kaart aan op Trello met daarin de aanvraag en een checklist met alle stappen die genomen moeten worden.
3. Eerste contact
   Ik neem telefonisch contact op met de aanvrager om de aanvraag door te nemen en eventueel het e.e.a. toe te lichten. (bij ontbreken telefoonnummer; direct de infomail). De outcome van dit gesprek komt op de Twello-kaart te staan, evenals de rest van de vervolg communicatie tussen de aanvrager en mij.
4. Informatie
   Ik stuur de infomail met aanvullende informatie, de infosheet en de prijzen.
5. Opvolgen
   Bij geen reactie van de klant na een week, en na nog een week, volgt een opvolg telefoontje/mail. Bij uitblijven van reactie na twee weken wordt de aanvraag gearchiveerd. 
6. Informatiegesprek
   Bij reactie ga ik verder met de klant in gesprek rondom de mogelijkheden, prijzen, samenstelling, programma, bijverkoop, etc.
7. Details opvragen
   Bij akkoord stuur ik de klant een mail met daarin een formulier wat zij invullen met alle gegevens die nodig zijn rondom de bijeenkomst, de bevestiging en de facturatie.
8. Voorbespreking
   Na ontvangst van alle gegevens stem ik een voorbespreking af tussen jou en de klant; gemiddeld max. 4 weken van tevoren. De klant levert altijd de meeting-link aan, deze plaats ik op Trello en in jouw agenda. Een dag voorafgaand aan de meeting ontvang je de details nogmaals per mail. Relevante info uit de meeting geef je aan mij door. Of, ik doe de voorbespreking zelf, maak een briefing met bullet points voor jou die je vervolgens kunt verwerken in je presentatie.
9. Boekingsbevestiging
   Ik maak de bevestiging op en stuur deze naar de klant. Deze dient geaccordeerd te worden teruggemaild. (de bevestiging staat ook op Trello)
10. Agenda
    Ik plaats alle gegevens en details van de boeking in jouw agenda.
11. Factuur
    Ik maak de factuur op en plan deze in om automatisch verzonden te worden in de week van de bijeenkomst met een betalingstermijn van 10 werkdagen. (de factuur staat ook op Trello en in een gedeelde Drive map)
12. Betaling
    Bij onbekende/vage/nieuwe klanten komt de factuur bij de bevestiging en dient de betaling vooraf te worden voldaan. (wanneer ik geen toegang heb tot jouw bankrekening of een koppeling kan zien met een eventueel boekhoudprogramma, check ik bij jou of de betaling binnen is, zodat ik eventueel reminders kan sturen)
13. Slideshow
    Ik maak de slides ‘custom’ met logo/naam/info van de klant en stuur het Keynote/PPT bestand een week van tevoren naar jou en de klant.
14. Final check
    Een dag voorafgaand aan de bijeenkomst bel ik de klant of alle details ongewijzigd zijn.
15. Locatiemanagement
    Indien je dat wenst ben ik aanwezig op locatie; een uur eerder dan jij, test ik de slides, techniek en geluid en zorg dat alles gereed is. Na afloop kun jij vertrekken en handel ik alles af op locatie.
16. Aftermail
    Een week na de bijeenkomst ontvangt de klant een ‘after mail’ met daarin een bedankje, reviewverzoek, evaluatieformulier, vraag ik foto- en/of videomateriaal op, doe ik nog een aanvullend aanbod, etc.
17. Terugblik
    Na drie maanden stuur ik de klant een kaartje met een terugblik, boodschap, etc. als reminder.
18. Update
    Een half jaar na de bijeenkomst ontvangt de klant een algemene mail met terugblik op de bijeenkomst, aanbod voor nieuwe/extra/verdiepende sessie, etc.