Sprekers werkwijze

Scroll here

Aangenaam! Ik ben jouw persoonlijk adviseur, manager, assistent en regelaar in één, die alles rondom jou regelt, zonder gedoe. Geen commissies, mark-ups, contracten of beperkt zeggenschap. Gewoon alles geregeld zoals jíj dat wilt, door iemand met jarenlange ervaring in de marketing, media en entertainmentindustrie. Doe wat jij echt belangrijk vindt en waar jij blij van wordt; richt je op het spreken en schrijven, dan doe ik de rest.

Stap 1: Inventariseren

Wat speelt er allemaal, wat kost jou nu veel tijd, aandacht en energie, wat kan ik uit handen nemen, waar valt meer winst te behalen op alle vlakken? We brengen dit samen in kaart voor een duidelijk overzicht.

Stap 2: Opwaarderen

Ik werk met prepaid regeltegoed. Jij waardeert dit op en al jouw regelwerk gaat van dit tegoed af. Op jouw eigen dashboard kun je precies zien wat er allemaal voor je geregeld is en hoeveel regeltegoed je nog hebt.

Stap 3: Aan de slag

Jij hebt opgewaardeerd en ik weet wat mij te doen staat. Nu ga jij snel verder met alles waar jij blij van wordt en ga ik aan de slag met alles wat er rondom jou geregeld moet worden. Perfect en tot in detail!

Regelwerk tarieven

Al het regelwerk dat ik voor je kan doen wordt onderverdeeld in vier categorieën. Het verschil zit hem natuurlijk in de expertise, maar de uitvoering is hetzelfde: professioneel, efficiënt, transparant en natuurlijk gewoon áltijd goed geregeld!

Basis regelwerk

Voorbeelden van basis regelwerk: autoreply klantenservice en autoreply mailboxbeheer, social media interactie, inplannen social media, inboeken administratie en community beheer. Het regeltarief voor deze werkzaamheden is hier te vinden.

Regulier regelwerk

Voorbeelden van regulier regelwerk: administratieve werkzaamheden, klantenservice, community beheer, social media planning en beheer, agenda beheer, online event management en media coördinatie. Het regeltarief voor deze werkzaamheden is hier te vinden.

Plus regelwerk

Voorbeelden van plus regelwerk: DTP werk, marketingwerkzaamheden, websitebeheer, video- en podcast montage, copywriting, personal management en live event management. Het regeltarief voor deze werkzaamheden is hier te vinden.

Premium regelwerk

Voorbeelden van premium regelwerk: structuursessies, creatieve brainstorm sessies, coaching sessies, mentor trajecten, concept ontwikkeling en uitwerken van salesflows en concepten. Het regeltarief voor deze werkzaamheden is hier te vinden.

Regelwerk categorieën

Alles wat ik tot in de puntjes voor je regel valt onder vijf onderdelen. Deze onderdelen kunnen vervolgens aangevuld worden met nog een aantal werkzaamheden. Het uitgangspunt bij al het regelwerk is dat jij je volledig kunt blijven focussen op de dingen waar jij blij van wordt en die je belangrijk vindt om te doen, terwijl ik de rest van alle tijdrovende randzaken voor je regel.

1. Structurering

Denk hierbij aan het aanbrengen van structuur in jouw planning, alle projecten die lopen, je agenda en eventuele aanvragen voor lezingen, optredens, mediaverschijningen, etc. Wanneer alles rondom jou op orde en gestructureerd is, heb je rust in je hoofd zodat jij volledig gefocust aan de slag kan gaan, terwijl ik de boel in de gaten houd.

2. Zichtbaarheid

Hier regel ik alles rondom jouw zichtbaarheid, en met name rondom jouw online aanwezigheid; het beheren van je socials, website, community en zorgen dat alle publicaties over en rondom jou kloppen. Daarnaast is offline presence op z’n minst zo belangrijk, en coördineer ik alles met gedrukte media en televisieoptredens.

3. Communicatie

Dit onderdeel vergt vaak de meeste kostbare tijd, tijd die je het liefst aan jouw passie(s) besteedt. Om die reden neem ik dan ook vaak als eerste de communicatie over; de interactie via social media, de mailbox of het afstemmen met boekingskantoren of sprekersbureaus. Heb je een eigen online platform, app of community, dan beheer ik deze voor je en houd ik je op de hoogte van de laatste relevante ontwikkelingen… Het uitgangspunt is dat jij je enkel richt op hetgeen jij belangrijk vindt, en dat je van mij hoor wat je waar en wanneer te doen staat, met daarbij de toevoeging dat alles geregeld is.

4. Administratie

Het voeren van een goede administratie is van noodzakelijk belang, maar het is het laatste waar je zin in hebt of blij van wordt. Wanneer je dat wilt, regel ik álle administratie, of een deel daarvan. Contracten worden geregeld, boekingen worden afgehandeld, je financiële administratie is op orde en je agenda is altijd up-to-date.

5. Begeleiding en advies

Ik ben niet voor niets jouw persoonlijk regelaar én adviseur in één. Dankzij mijn jarenlange ervaring in zowel de auteurs-, sprekers-, entertainment- als marketingindustrie, weet ik precies wat er nodig is om jouw gewenste doelstellingen te bereiken. Wanneer je deze nog niet helder hebt of op het punt staat een omslag te maken, begeleid en adviseer ik je gedurende dit hele traject. Commercieel, praktisch en creatief; de drie pijlers waarmee we samen aan de slag gaan om jou nóg beter in de spotlights te zetten.

Éxtra regelwerk

Regel ik één of meerdere van de bovenstaande zaken, dan kan dit uitgebreid worden met regelwerk uit de volgende aanvullende onderdelen:

1. Private matters

Alles wat ik voor je kan regelen hoeft niet altijd gerelateerd aan werk te zijn. Wil je graag op vakantie, je partner verrassen, iets geregeld hebben voor je huis of je gezin, noem maar op; ik regel het voor je. Ook bij deze private matters is het uitgangspunt dat jij je kunt richten op hetgeen je belangrijk vindt!

2. Event management

Boeklancering, nieuw album, persbijeenkomst of ander evenement te organiseren? Ik regel álles rondom jouw evenement, zodat je alleen maar hoeft te shinen op jouw eigen rode loper. Wist je dat ik jarenlang, samen met Angreni, een evenementenbureau en showproductiebedrijf heb gehad? Ik weet dus precies wat er geregeld moet worden om een perfect event neer te zetten.

3. Video en audio montage

Heb je een eigen podcast of Youtube kanaal, maar geen zin, tijd of energie om de opnames te editten, online te zetten en te monitoren? Dan regelt Ruben dat gewoon allemaal voor je, inclusief een contentkalender voor de komende tijd, zodat je nooit achter de feiten aanloopt en alleen maar hoeft te doen wat je leuk vindt. De rest wordt geregeld.

4. Automatisering

Naast dat ik veel voor je kan regelen, kunnen veel zaken ook geautomatiseerd worden. Denk hierbij aan koppelingen tussen verschillende programma’s, de afhandeling van boekingen of het beheer van jouw mailinglist. Door middel van het toepassen van de laatste technische kennis op automatiseringsgebied kan ik er voor zorgen dat veel dingen gebeuren, zonder dat jij of ik daar voortaan aan te pas hoeven komen. De mogelijkheden zijn eindeloos.

5. Samenwerkingen

Het sluiten van goede deals is sinds het ‘influencer tijdperk’ steeds belangrijker geworden. Samenwerkingen met verschillende partijen, ambassadeurschap en endorsements zijn aan de orde van de dag, helemaal als je een flinke achterban hebt op social media. Ik zorg ervoor dat de onderhandelingen goed lopen, de afspraken correct worden opgesteld en nageleefd en dat alles financieel en administratief netjes wordt afgewikkeld. Zo hoef jij je niet druk te maken om dit alles.

Samen aan de slag!

Genoeg getypt en gelezen… Het is tijd om aan de slag te gaan! Onze samenwerking heb ik even gedetailleerd uitgelegd, zodat je weet wat je te wachten staat en waar je aan toe bent. Let wel, iedere samenwerking in ‘tailor made’, dus misschien zijn niet alle punten voor jou van toepassing. Het geeft in ieder geval een duidelijk beeld van de werkwijze en mogelijkheden.

Stap 1. Orde op zaken stellen
  1. Opstartsessie
    Als eerste gaan we de huidige situatie in kaart brengen; Wat is de huidige werkwijze, wat is er reeds aanwezig qua materialen en documentatie, wat kan een eventuele upgrade krijgen of geprofessionaliseerd, geautomatiseerd of geëlimineerd worden?
  2. Workflow
    We zetten alle communicatie-situaties op een rijtje en ik stel vervolgens een serie template mails op. Deze templates worden vervolgens aangepast aan de situatie en gebruikt om aanvragen en communicatie snel en efficiënt af te handelen. 
  3. Templates
    Wanneer deze er nog niet zijn, maken we verschillende template documenten op. Denk hierbij aan een factuur, contract, bevestiging, voorwaarden en rider.
  4. Infosheet
    We ontwerpen een ‘infosheet’; een digitale brochure met info over jou, de lezing en aanvullende mogelijkheden.
  5. Mediakit
    We maken een mediakit gereed, met een bio, persfoto’s, infosheet, bulletpoints t.b.v. je aankondiging en andere relevante informatie die gebruikt kan worden door opdrachtgevers. 
  6. Promoten
    Wanneer je nog niet werkt met (bepaalde) sprekersbureaus, dan zal ik jou aan het voorstellen. Hier stellen we een promo kit samen met daarin een infosheet – voorzien van hun contactinformatie, gedetailleerde info, prijzen en voorwaarden. 
  7. Side hustle
    Indien gewenst, gaan we samen bijproducten verzinnen en ontwikkelen. Dit zijn items, producten en sessies die naast jouw reguliere sessies verkocht kunnen worden. Denk hierbij aan een handout, verdiepende sessies, follow-ups live en online, boeken, intro- of teaservideo’s, etc.
Stap 2. Wie doet wat
  1. Afstemmen
    We zullen samen afspreken welke dagen en momenten de mailbox wordt afgehandeld. Verwacht je veel aanvragen omdat je recentelijk in de media verschenen bent? Of wordt het een rustige zomerperiode? Dan passen wij de frequentie van mailbox-checks daar gewoon op aan. Je zit nooit ergens aan vast, maar het is fijn om te weten dat bijvoorbeeld iedere maandag, woensdag en vrijdag alles in de gaten wordt gehouden.
  2. Synchroniseren
    We zullen ook afstemmen wie wat gaat doen. Wie onderneemt welke actie? Komen aanvragen bij jou binnen en zet je deze door? Komen ze rechtstreeks bij mij? Kan ik blind af gaan op jouw agenda?
  3. Wie doet wat
    We bepalen ook samen wat moet er allemaal moet gebeuren; incidenteel en/of structureel. Je vindt hieronder een workflow rondom een nieuwe aanvraag. Wellicht heb jij toevoegingen of kunnen er acties uit worden gehaald. De keuze is aan jou.
Stap 3. Jouw beurt
  1. Email
    We maken een emailadres aan met bijvoorbeeld sjors@jouwsite. De mailadres wordt gebruikt bij alle communicatie tussen jou en mij en tussen de klant mij. Voor dit mailadres maak ik vervolgens weer een Gmail account aan, om eenvoudig documenten, sheets, bestanden en agenda’s te delen.
  2. Agenda
    Wanneer je gebruik maakt van een online agenda van Gmail, kun je mijn daar aan toevoegen. Je kunt ervoor kiezen om mij volledig inzage te geven, zodat ik weet wanneer ik iets kan inplannen, of beperkte inzage waarbij ik enkel zie of je beschikbaar bent of niet en we vervolgens overleggen wat er mogelijk is.
  3. Briefen
    Je deelt met mij alle documentatie die er momenteel van/rondom/over jou is, zodat ik dit kan verwerken in verdere concepten.
  4. Boeken
    Wanneer je mij jouw relevante boek(en) toestuurt, kan ik deze doornemen om dit vervolgens te verwerken in verder concepten en bijproducten.
Stap 4. Afhandelen van aanvragen

Het behandelen van een aanvraag kan op de onderstaande manier gedaan worden. Voor enkele sprekers gaat het daadwerkelijk ook zo, voor anderen worden er actiepunten uitgehaald of toegevoegd. De keus is aan jou!

  1. Aanvraag
    Aanvraag komt binnen bij mij: ik check je agenda en bij jou wat je van de aanvraag vindt, of, de aanvraag komt binnen bij jou, jij stuurt hem naar mij door met een korte vermelding wat je er van vindt.
  2. Trello
    Ik maak een kaart aan op Trello met daarin de aanvraag en een checklist met alle stappen die genomen moeten worden.
  3. Eerste contact
    Ik neem telefonisch contact op met de aanvrager om de aanvraag door te nemen en eventueel het e.e.a. toe te lichten. (bij ontbreken telefoonnummer; direct de infomail). De outcome van dit gesprek komt op de Twello-kaart te staan, evenals de rest van de vervolg communicatie tussen de aanvrager en mij.
  4. Informatie
    Ik stuur de infomail met aanvullende informatie, de infosheet en de prijzen.
  5. Opvolgen
    Bij geen reactie van de klant na een week, en na nog een week, volgt een opvolg telefoontje/mail. Bij uitblijven van reactie na twee weken wordt de aanvraag gearchiveerd. 
  6. Informatiegesprek
    Bij reactie ga ik verder met de klant in gesprek rondom de mogelijkheden, prijzen, samenstelling, programma, bijverkoop, etc.
  7. Details opvragen
    Bij akkoord stuur ik de klant een mail met daarin een formulier wat zij invullen met alle gegevens die nodig zijn rondom de bijeenkomst, de bevestiging en de facturatie.
  8. Voorbespreking
    Na ontvangst van alle gegevens stem ik een voorbespreking af tussen jou en de klant; gemiddeld max. 4 weken van tevoren. De klant levert altijd de meeting-link aan, deze plaats ik op Trello en in jouw agenda. Een dag voorafgaand aan de meeting ontvang je de details nogmaals per mail. Relevante info uit de meeting geef je aan mij door. Of, ik doe de voorbespreking zelf, maak een briefing met bullet points voor jou die je vervolgens kunt verwerken in je presentatie.
  9. Boekingsbevestiging
    Ik maak de bevestiging op en stuur deze naar de klant. Deze dient geaccordeerd te worden teruggemaild. (de bevestiging staat ook op Trello)
  10. Agenda
    Ik plaats alle gegevens en details van de boeking in jouw agenda.
  11. Factuur
    Ik maak de factuur op en plan deze in om automatisch verzonden te worden in de week van de bijeenkomst met een betalingstermijn van 10 werkdagen. (de factuur staat ook op Trello en in een gedeelde Drive map)
  12. Betaling
    Bij onbekende/vage/nieuwe klanten komt de factuur bij de bevestiging en dient de betaling vooraf te worden voldaan. (wanneer ik geen toegang heb tot jouw bankrekening of een koppeling kan zien met een eventueel boekhoudprogramma, check ik bij jou of de betaling binnen is, zodat ik eventueel reminders kan sturen)
  13. Slideshow
    Ik maak de slides ‘custom’ met logo/naam/info van de klant en stuur het Keynote/PPT bestand een week van tevoren naar jou en de klant.
  14. Final check
    Een dag voorafgaand aan de bijeenkomst bel ik de klant of alle details ongewijzigd zijn.
  15. Locatiemanagement
    Indien je dat wenst ben ik aanwezig op locatie; een uur eerder dan jij, test ik de slides, techniek en geluid en zorg dat alles gereed is. Na afloop kun jij vertrekken en handel ik alles af op locatie.
  16. Aftermail
    Een week na de bijeenkomst ontvangt de klant een ‘after mail’ met daarin een bedankje, reviewverzoek, evaluatieformulier, vraag ik foto- en/of videomateriaal op, doe ik nog een aanvullend aanbod, etc.
  17. Terugblik
    Na drie maanden stuur ik de klant een kaartje met een terugblik, boodschap, etc. als reminder.
  18. Update
    Een half jaar na de bijeenkomst ontvangt de klant een algemene mail met terugblik op de bijeenkomst, aanbod voor nieuwe/extra/verdiepende sessie, etc.
Stap 5. Upgraden keynote

Stap 5 is eigenlijk een éxtra stap, maar zeker wel een belangrijke: wil je een nieuwe keynote maken, je huidige versie naar een volgend niveau tillen, of heb je incidenteel (of structureel!) behoefte aan een kritische blik? Dan gaan we samen aan de slag om jouw keynote samen te stellen of te upgraden! Denk hierbij aan het verbeteren van je slides, het toevoegen van meer interactiemomenten of de content aanscherpen (of soms vereenvoudigen). Wanneer je dit graag wilt, bespreek ik graag de verschillende mogelijkheden met je!

Welkom bij de club!

We regelen alles ‘white label’, dus volledig onder jouw (bedrijfs)naam. Daarnaast is iedere opdrachtgever automatisch ‘lid’ van de Club van Sjors. Naast dat alles rondom jou perféct wordt geregeld, zodat jij je kunt richten op de dingen waar je écht blij van wordt, heeft deze club nóg een groot voordeel: we’re in this together:

Komt er een aanvraag binnen voor iemand die niet beschikbaar is? dan ben jij dat misschien wél. Klopt er bij iemand een tof merk aan die een samenwerking wil verkennen? dan stellen we daarnaast ook de andere passende clubleden voor. Lanceert een van ons iets nieuws? dan endorsen we elkaar waar dat kan… En wie weet ontstaan er wel mooie samenwerkingen met en tussen elkaar!?

We zijn geen boekingskantoor en ook niet per se een vervanging van een management. We voeren desgewenst wel (bijna) alle managementtaken uit, maar werken er ook vaak naast waarbij je het kunt zien als een aanvulling. Een aanvulling waarbij je bij rechtstreekse boekingen in ieder geval nooit commissie hoeft af te dragen – en dat is ook best fijn 😉

WhatsApp chat