Denk hierbij aan het aanbrengen van structuur in jouw planning, alle projecten die lopen, je agenda en eventuele aanvragen voor lezingen, optredens, mediaverschijningen, etc. Wanneer alles rondom jou op orde en gestructureerd is, heb je rust in je hoofd zodat jij volledig gefocust aan de slag kan gaan, terwijl wij de boel in de gaten houden.

Hier regelen we alles rondom jouw zichtbaarheid, en met name rondom jouw online aanwezigheid; het beheren van je socials, website, community en zorgen dat alle publicaties over en rondom jou kloppen. Daarnaast is offline presence op z’n minst zo belangrijk, en coördineren we alles met gedrukte media en televisieoptredens.

Dit onderdeel vergt vaak de meeste kostbare tijd, tijd die je het liefst wilt besteden aan jouw werk óp het podium. Om die reden nemen wij dan ook vaak als eerste de communicatie over; de interactie via social media, de mailbox of het afstemmen met boekingskantoren of sprekersbureaus. Ook het afstemmen, onderhandelen en de voorbesprekingen met opdrachtgevers doen wij voor je. Lekker makkelijk!

Het voeren van een goede administratie is van noodzakelijk belang, maar het is het laatste waar je zin in hebt of blij van wordt. Wanneer je dat wilt, regelen wij álle administratie, of een deel daarvan. Contracten worden geregeld, boekingen worden afgehandeld, je financiële administratie is op orde en je agenda is altijd up-to-date.

Wij zijn niet voor niets jouw persoonlijk regelaar én adviseur in één. Dankzij onze jarenlange ervaring in zowel de auteurs-, sprekers-, entertainment- als marketingindustrie, weten wij precies wat er nodig is om jouw gewenste doelstellingen te bereiken. Wanneer je deze nog niet helder hebt of op het punt staat een omslag te maken, begeleiden en adviseren we je gedurende dit hele traject. Commercieel, praktisch en creatief; de drie pijlers waarmee we samen aan de slag gaan om jou nóg beter in de spotlights te zetten.

1. Opstartsessie
   Als eerste gaan we de huidige situatie in kaart brengen; Wat is de huidige werkwijze, wat is er reeds aanwezig qua materialen en documentatie, wat kan een eventuele upgrade krijgen of geprofessionaliseerd, geautomatiseerd of geëlimineerd worden?
2. Workflow
   We zetten alle communicatie-situaties op een rijtje en ik stel vervolgens een serie template mails op. Deze templates worden vervolgens aangepast aan de situatie en gebruikt om aanvragen en communicatie snel en efficiënt af te handelen. 
3. Templates
   Wanneer deze er nog niet zijn, maken we verschillende template documenten op. Denk hierbij aan een factuur, contract, bevestiging, voorwaarden en rider.
4. Infosheet
   We ontwerpen een ‘infosheet’; een digitale brochure met info over jou, de lezing, het dagvoorzitterschap en/of aanvullende mogelijkheden.
5. Mediakit
   We maken een mediakit gereed, met een bio, persfoto’s, infosheet, bulletpoints t.b.v. je aankondiging en andere relevante informatie die gebruikt kan worden door opdrachtgevers. 
6. Promoten
   Wanneer je nog niet werkt met (bepaalde) sprekersbureaus, dan zal ik jou aan het voorstellen. Hier stellen we een promo kit samen met daarin de infosheet, gedetailleerde info, prijzen en voorwaarden. 
7. Side hustle
   Indien gewenst, gaan we samen bijproducten verzinnen en ontwikkelen. Dit zijn items, producten en sessies die naast jouw reguliere sessies verkocht kunnen worden. Denk hierbij aan een hand-out, verdiepende sessies, follow-ups live en online, boeken, intro- of teaservideo’s, etc.

1. Afstemmen
   We zullen samen afspreken welke dagen en momenten de mailbox wordt afgehandeld. Verwacht je veel aanvragen omdat je recentelijk in de media verschenen bent? Of wordt het een rustige zomerperiode? Dan passen wij de frequentie van mailbox-checks daar gewoon op aan. Je zit nooit ergens aan vast, maar het is fijn om te weten dat bijvoorbeeld iedere maandag, woensdag en vrijdag alles in de gaten wordt gehouden.
2. Synchroniseren
   We zullen ook afstemmen wie wat gaat doen. Wie onderneemt welke actie? Komen aanvragen bij jou binnen en zet je deze door? Komen ze rechtstreeks bij ons binnen? Kunnen we blind afgaan op jouw agenda?
3. Wie doet wat
   We bepalen ook samen wat moet er allemaal moet gebeuren; incidenteel en/of structureel. Je vindt hieronder een workflow rondom een nieuwe aanvraag. Wellicht heb jij toevoegingen of kunnen er acties uit worden gehaald. De keuze is aan jou.

1. Email
   We maken een emailadres aan met bijvoorbeeld sjors@jouwdomein. Dit mailadres wordt gebruikt bij alle communicatie tussen ons en tussen de klant. Voor dit mailadres maken we vervolgens weer een Gmail account aan, om eenvoudig documenten, sheets, bestanden en agenda’s te delen.
2. Agenda
   Wanneer je gebruik maakt van een online agenda van Gmail, kun je ons daaraan toevoegen. Je kunt ervoor kiezen om ons volledig inzage te geven, zodat we weten wanneer we iets kunnen inplannen, of beperkte inzage waarbij wij enkel zien of je beschikbaar bent of niet en we vervolgens overleggen wat er mogelijk is.
3. Briefen
   Je deelt met ons alle documentatie die er momenteel van/rondom/over jou is, zodat we dit kunnen verwerken in verdere concepten.
4. Boeken
   Wanneer je ons jouw relevante boek(en) toestuurt, kunnen we deze doornemen om dit vervolgens te verwerken in verder concepten en bijproducten.

Het behandelen van een aanvraag kan op de onderstaande manier gedaan worden. Voor sommige sprekers en dagvoorzitters gaat het daadwerkelijk ook zo, voor anderen worden er actiepunten uitgehaald of toegevoegd. De keus is aan jou!

1. Aanvraag
   Aanvraag komt binnen bij ons: wij checken je agenda bij jou wat je van de aanvraag vindt, óf de aanvraag komt binnen bij jou, jij stuurt hem naar ons door met een korte vermelding wat je er van vindt.
2. Boekingsdossier
   We maken een boekingsdossier aan voor de desbetreffende aanvraag waarin alle details vermeld staan en alle actiepunten die genomen moeten worden. Jij hebt volledig toegang en inzicht in iedere dossier en de voortgang via jouw persoonlijke dashboard online en als app op je telefoon.
3. Eerste contact
   We nemen telefonisch contact op met de aanvrager om de aanvraag door te nemen en eventueel het e.e.a. toe te lichten. (bij ontbreken van een telefoonnummer sturen we direct een email). De uitkomst van dit gesprek komt in het dossier te staan, evenals de rest van de vervolg communicatie tussen de aanvrager en ons.
4. Informatie
   We sturen de aanvrager een email met aanvullende informatie, de infosheet en de prijzen.
5. Opvolgen
   Bij geen reactie van de aanvrager na een week, en na nog een week, volgt een opvolg telefoontje/email. Bij uitblijven van reactie na twee weken wordt de aanvraag gearchiveerd. 
6. Informatiegesprek
   Bij een reactie van de aanvrager gaan wij verder met de klant in gesprek rondom de mogelijkheden, prijzen, samenstelling, programma, bijverkoop, etc.
7. Details opvragen
   Bij akkoord sturen we de klant een email met daarin een formulier wat zij invullen met alle gegevens die nodig zijn rondom de bijeenkomst, de bevestiging en de facturatie.
8. Voorbespreking
   Na ontvangst van alle gegevens stemmen we een voorbespreking af tussen jou en de klant en/of tussen ons en de klant; gemiddeld 3 weken van tevoren. De klant levert altijd de meeting-link aan, deze plaatsen we in jouw agenda. Relevante info uit de meeting geef je aan ons door of wij aan jou. Wanneer wij de voorbespreking voor je doen, maken we daarna een briefing met bullet-points voor jou die je vervolgens kunt verwerken in je presentatie.
9. Boekingsbevestiging
   We maken de bevestiging op en stuur deze naar de klant. Deze dient geaccordeerd te worden teruggemaild. Dit hele proces is te volgen in het boekingsdossier.
10. Agenda
    We plaatsen alle gegevens en details van de boeking in jouw agenda.
11. Factuur
    We maken de factuur op en plan deze in om automatisch verzonden te worden in de week van de bijeenkomst met een betalingstermijn van 10 werkdagen.
12. Betaling
    Bij onbekende/vage/nieuwe klanten komt de factuur bij de bevestiging en dient de betaling vooraf te worden voldaan.
13. Slideshow
    Desgewenst maken wij de slides ‘custom’ met logo/naam/info van de klant en sturen we het Keynote/PPT bestand een week van tevoren naar jou en de klant.
14. Final check
    Een dag voorafgaand aan de bijeenkomst bellen we de klant of alle details ongewijzigd zijn.
15. Locatiemanagement
    Indien je dat wenst, is een van ons aanwezig op locatie; een uur eerder dan jij, en testen we de slides, techniek en geluid en zorgen we dat alles gereed is. Na afloop kun jij vertrekken en handelen wij alles af op locatie.
16. Aftermail
    Een week na de bijeenkomst ontvangt de klant een ‘after mail’ met daarin een bedankje, reviewverzoek, evaluatieformulier, vragen we foto- en/of videomateriaal op, doen we nog een aanvullend aanbod, etc.
17. Terugblik
    Na drie maanden sturen we de klant een kaartje met een terugblik, boodschap, etc. als reminder.
18. Update
    Een half jaar na de bijeenkomst ontvangt de klant een algemene mail met terugblik op de bijeenkomst, aanbod voor nieuwe/extra/verdiepende sessie, etc.

Deze vijfde stap is eigenlijk een éxtra stap, maar zeker geen onbelangrijke: wil je een nieuwe keynote maken, je huidige versie naar een volgend niveau tillen, of heb je incidenteel (of structureel!) behoefte aan een kritische blik? Dan gaan we samen aan de slag om jouw keynote samen te stellen of te upgraden! Denk hierbij aan het verbeteren van je slides, het toevoegen van meer interactiemomenten of de content aanscherpen (of soms vereenvoudigen). Wanneer je dit graag wilt, bespreken we graag de verschillende mogelijkheden met je!